Con la publicación del Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, se ha modificado el Estatuto de los Trabajadores con el fin de introducir, entre otras cuestiones, la obligación de garantizar, organizar y documentar el registro diario de la jornada laboral cuya entrada en vigor se produjo el pasado 12 de mayo.
En este sentido, conviene destacar que nos encontramos ante un tratamiento de datos personales realizado por la empresa, que tendrá la consideración de Responsable del Tratamiento en el sentido del RGPD y la LOPDGDD, y que tendrá como base legitimadora el cumplimiento de una obligación legal. Otras bases que podrían legitimar el tratamiento en estos casos son el cumplimiento contractual (si así lo hubieran convenido empresa y persona trabajadora) y el interés legítimo.
El cumplimiento de la obligación legal exime a la empresa del deber de obtener el consentimiento de los trabajadores, si bien deberá en todo caso informar a los mismos.
El plazo de conservación del registro es de cuatro años, debiendo permanecer a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Transcurrido este plazo los datos deberán ser suprimidos o bloqueados, salvo que su conservación tenga una base legitimadora apropiada.
El registro afecta además a la totalidad de trabajadores, con independencia de su categoría o grupo profesional, su sector de actividad y tamaño. Es decir, tienen la obligación de cumplir con el registro diario desde start-ups hasta grandes empresas. Se establecen excepciones para las relaciones laborales de carácter especial, que deberán observar su normativa específica (como el personal de alta dirección, entre otros).
Sobre el registro opera una presunción de que todo el tiempo que media entre el inicio y la finalización de la jornada constituye tiempo de trabajo efectivo, por lo que el propio Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, recomienda reseñar en el registro todo lo que no sea tiempo de trabajo efectivo.
En cuanto a los medios por los que se puede desarrollar el registro, la norma permite total flexibilidad a las empresas con tal de que permita conocer el momento de inicio y finalización de la jornada diaria de cada persona trabajadora. De este modo, será válido cualquier sistema que permita proporcionar información fiable, invariable y que permita la trazabilidad, ya que sea mediante sistema telemático o en soporte papel.
En este sentido, viene siendo frecuente el uso de sistemas de videovigilancia, geolocalización y/o biometría, que en todo caso deben observar los principios de proporcionalidad y minimización del dato. Es decir, será preferible aquel medio que permita conocer la identidad del trabajador y su jornada diaria de la forma menos intrusiva posible.
La biometría es una categoría de dato sensible especialmente protegido cuya utilización, con carácter general, debe ser excepcional y debe estar adecuadamente justificada.
Por su parte, la LOPDGDD, en lo relativo a la videovigilancia realizada por el empleador, exige que se cumpla el deber de informar con carácter previo de forma clara y concisa.
Del mismo modo, en cuanto a los sistemas de geolocalización, los empleadores podrán utilizarlos siempre y cuando las personas trabajadoras hayan sido informadas previamente de forma expresa, clara e inequívoca
Lo cierto es que el Comité Europeo de Protección de Datos (antes denominado Grupo de Trabajo del Artículo 29) ya en 2012 emitió la Opinión 3/2012 que venía a establecer las garantías necesarias para legitimar el tratamiento de datos biométricos con la finalidad de controlar la jornada laboral. Para ello señalaba, entre otras cuestiones, que el almacenamiento del dato biométrico debía producirse en un dispositivo personal pero no en un sistema central de almacenamiento. Además, deben observarse los principios Privacy by Design y Privacy by Default que garanticen desde el origen y por defecto la privacidad del dato, evitando su reutilización u obtención con otros fines.
La utilización de sistemas biométricos exige, además, la implementación de fuertes medidas que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal de los trabajadores.
En definitiva, y por lo anteriormente expuesto, podemos concluir que:
- Todas las empresas tienen la obligación de llevanza de un registro diario de jornada laboral y deben conservarlo durante un plazo de cuatro años.
- En dicho registro debe constar la identidad de la persona trabajadora, la hora de inicio y la hora de finalización de su jornada.
- No es necesario obtener el consentimiento de la persona trabajadora para llevar a cabo el registro, pero sí informarle acerca de la finalidad del tratamiento y de los derechos que le asisten.
- Es posible utilizar sistemas biométricos, de geolocalización y de videovigilancia observando las obligaciones que contiene la LOPDGDD, en cuanto al deber de información previa, clara y concisa.
- La utilización de estos sistemas debe responder a fuertes medidas de seguridad, observando siempre el principio de minimización del dato, debiendo optarse por la medida que resulte lo menos intrusiva posible.
En L-A quedamos a vuestra disposición para aclarar cualquier duda relativa a la implementación del registro diario de jornada en relación con la protección de datos de carácter personal.
También puede consultarse la “Guía sobre el Registro de Jornada” publicada por la Dirección General de Trabajo, dependiente del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social.