El registro de jornada laboral y la protección de datos personales.

Con la publicación del RealDecreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social yde lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, se ha modificadoel Estatuto de los Trabajadores con el fin de introducir, entre otrascuestiones, la obligación de garantizar,organizar y documentar el registrodiario de la jornada laboral cuya entrada en vigor se produjo el pasado 12de mayo.

En este sentido, convienedestacar que nos encontramos ante un tratamientode datos personales realizado por la empresa, que tendrá la consideraciónde Responsable del Tratamiento en elsentido del RGPD y la LOPDGDD, y que tendrá como base legitimadora el cumplimientode una obligación legal. Otrasbases que podrían legitimar el tratamiento en estos casos son el cumplimientocontractual (si así lo hubieran convenido empresa y persona trabajadora) y elinterés legítimo.

El cumplimiento de laobligación legal exime a la empresa del deber de obtener el consentimiento de lostrabajadores, si bien deberá en todocaso informar a los mismos.

El plazo de conservación del registro es de cuatro años, debiendo permanecer a disposición de los trabajadores,sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Transcurridoeste plazo los datos deberán ser suprimidoso bloqueados, salvo que su conservación tenga una base legitimadoraapropiada.

El registro afecta además a latotalidad de trabajadores, conindependencia de su categoría o grupo profesional, su sector de actividad ytamaño. Es decir, tienen la obligación de cumplir con el registro diario desde start-ups hasta grandes empresas. Seestablecen excepciones para las relaciones laborales de carácter especial, quedeberán observar su normativa específica (como el personal de alta dirección,entre otros).

Sobre el registro opera unapresunción de que todo el tiempo que media entre el inicio y la finalización dela jornada constituye tiempo de trabajo efectivo, por lo que el propioMinisterio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, recomienda reseñar en elregistro todo lo que no sea tiempo de trabajo efectivo.

En cuanto a los medios por los que se puede desarrollarel registro, la norma permite totalflexibilidad a las empresas con tal de que permita conocer el momento deinicio y finalización de la jornada diaria de cada persona trabajadora. De estemodo, será válido cualquier sistema que permita proporcionar informaciónfiable, invariable y que permita la trazabilidad, ya que sea mediante sistema telemático o en soporte papel.

En este sentido, viene siendofrecuente el uso de sistemas de videovigilancia,geolocalización y/o biometría, que en todo caso debenobservar los principios de proporcionalidad y minimización del dato. Es decir,será preferible aquel medio que permita conocer la identidad del trabajador ysu jornada diaria de la forma menos intrusiva posible.

La biometría es una categoría de dato sensible especialmente protegidocuya utilización, con carácter general, debe ser excepcional y debe estaradecuadamente justificada.

Por su parte, la LOPDGDD, enlo relativo a la videovigilanciarealizada por el empleador, exige que se cumpla el deber de informar concarácter previo de forma clara y concisa.

Del mismo modo, en cuanto alos sistemas de geolocalización, losempleadores podrán utilizarlos siempre y cuando las personas trabajadoras hayansido informadas previamente de forma expresa,clara e inequívoca

Lo cierto es que el ComitéEuropeo de Protección de Datos (antes denominado Grupo de Trabajo del Artículo29) ya en 2012 emitió la Opinión 3/2012 que venía a establecer las garantías necesariaspara legitimar el tratamiento de datos biométricos con la finalidad decontrolar la jornada laboral. Para ello señalaba, entre otras cuestiones, queel almacenamiento del dato biométrico debía producirse en un dispositivopersonal pero no en un sistema central de almacenamiento. Además, debenobservarse los principios Privacy byDesign y Privacy by Default quegaranticen desde el origen y por defecto la privacidad del dato, evitando sureutilización u obtención con otros fines.

La utilización de sistemasbiométricos exige, además, la implementación de fuertes medidas que garanticenla seguridad de los datos de carácter personal de los trabajadores.

En definitiva, y por loanteriormente expuesto, podemos concluir que:

• Todas las empresas tienen la obligación de llevanza de un registrodiario de jornada laboral y deben conservarlo durante un plazo de cuatro años.

• En dicho registro debe constarla identidad de la personatrabajadora, la hora de inicio y la hora de finalización de su jornada.

• Noes necesario obtener el consentimientode la persona trabajadora para llevar a cabo el registro, pero sí informarle acerca de la finalidaddel tratamiento y de los derechos que le asisten.

• Es posible utilizar sistemas biométricos, de geolocalización yde videovigilancia observando las obligaciones que contiene la LOPDGDD, encuanto al deber de información previa,clara y concisa.

• La utilización de estossistemas debe responder a fuertes medidas de seguridad, observando siempre el principio de minimización del dato,debiendo optarse por la medida que resulte lomenos intrusiva posible.

En L-A quedamos a vuestradisposición para aclarar cualquier duda relativa a la implementación delregistro diario de jornada en relación con la protección de datos de carácterpersonal.

También puede consultarse la “Guíasobre el Registro de Jornada” publicada por la Dirección General deTrabajo, dependiente del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social.